Recruter une secrétaire médicale kiné : une décision à bien mûrir !

En tant que kiné, recruter une secrétaire médicale représente une décision pouvant apparaître difficile à prendre. Alors comment se décider ?

 

La gestion administrative de votre activité : surcharge ou délégation ? 

 

Comme tous les autres professionnels de santé, les kinés libéraux se sont tous posés au moins une fois cette question : faut-il recruter une secrétaire médicale ou puis-je tout faire moi-même ? Ne cherchez pas plus longtemps, la réponse est évidente : vous pouvez tout faire sans recruter qui que ce soit. La véritable question à résoudre devrait plutôt être : quelle décision pour quelle efficacité ?

 

En tant que professionnel de santé, vous disposez des compétences pour répondre aux appels téléphoniques, gérer votre agenda, suivre votre facturation, créer et gérer les dossiers de soins des patients, répondre aux différents courriers des administrations…

 

En revanche, en avez-vous le temps ? Ou plutôt, avez-vous le temps nécessaire pour effectuer toutes ces tâches de manière optimale ? La réponse apparaît alors être aussi évidente que la première : Non, vos journées ne sont pas à rallonge, et vous ne pouvez pas, en 24 heures, répondre à toutes ces obligations administratives sans réduire le temps que vous passez auprès de vos patientes et de vos patients.

 

Pour vous convaincre définitivement de cette réalité, imaginez que demain, des travaux électriques soient nécessaires pour améliorer le confort de votre salle d’attente. Vous pouvez décider d’effectuer ces travaux vous-mêmes en travaillant le soir et le week-end après des journées harassantes. Ou vous pouvez déléguer ces travaux à un artisan reconnu. Prendre votre décision sur la seule question du coût ne va pas satisfaire aux exigences de qualité des travaux (répondent-ils aux normes en vigueur ? Ces travaux sont-ils assurés ? …).

 

Pourquoi recruter une secrétaire médicale ?

 

Vous prenez donc conscience que recruter une secrétaire médicale, ou tout du moins déléguer tout ou partie de ces tâches administratives, constitue une réponse idéale pour :

·        Vous concentrer exclusivement sur votre exercice professionnel et donc gagner en sérénité,

·        Vous libérer du temps en ne vous préoccupant plus de ces actions chronophages et fastidieuses,

·        Gagner en efficacité, en vous assurant que toutes ces obligations soient réalisées en temps et en heures,

·        Vous faire gagner en tranquillité, en vous garantissant d’être dans les règles dans la gestion de votre emploi du temps, dans le suivi de votre facturation, …

 

Bien évidemment, cette décision a un coût, sur lequel nous reviendrons ci-dessous. Toujours est-il que votre décision est prise, il faut maintenant la concrétiser.

 

Le recrutement de personnel, une décision personnelle ou collégiale ?

 

Il convient de souligner que tous les kinés libéraux n’exercent pas dans les mêmes conditions. Certains exercent seuls, à deux ou à trois dans un cabinet de kinésithérapie, alors que d’autres ont préféré rejoindre un centre ou une Maison de Santé Pluriprofessionnelle (MSP). Chaque situation reste unique, mais dès lors que vous exercez à plusieurs, le recrutement d’une secrétaire médicale et plus généralement de tout collaborateur ne dépend pas que de vous, mais doit satisfaire aux règles établies par contrat. C’est donc une décision collégiale qui peut donc conduire à initier ce processus de recrutement.

 

Recruter une secrétaire médicale : comment trouver la perle rare ?

 

Prendre la décision de recruter ou non est une chose. Passer à la phase de recrutement en est une autre. La première étape, une fois la décision prise, consiste à définir précisément vos besoins (élaborer une fiche de poste). De cette fiche de poste découleront les compétences clés que vous allez cibler en identifiant le portrait idéal de votre futur collaborateur / collaboratrice. Ensuite, il vous appartiendra de vous préparer à la conduite des entretiens de sélection.

 

La fiche de poste, le support fondamental pour recruter

 

Il s’agit ici de lister les besoins que vous avez besoin de satisfaire à travers ce recrutement. Aussi, devez-vous lister l’ensemble des missions que devra assumer votre prochaine recrue. Cela va dépendre de votre charge de travail, de l’organisation déjà mise en place et de la structure dans laquelle vous exercez. On retrouvera souvent les missions de :

• Gestion administrative : gestion du courrier entrant, envoi des réponses attendues…
• Gestion organisationnelle : gestion de votre agenda avec l’enregistrement des rendez-vous, des annulations…
•  Accueil physique de la patientèle et permanence téléphonique
• Gestion des dossiers patients avec la mise à jour de ces derniers au gré des soins que vous prodiguez
• Suivi de la facturation avec l’établissement des factures, le contrôle et le suivi des remboursements, les relances aux mutuelles ou aux patients…

 

Il s’agit bien de répondre à une situation spécifique, la vôtre. Ainsi, si une comptable ou un cabinet comptable s’occupe déjà de votre facturation, votre prochaine secrétaire médicale sera dispensée de cette mission.

 

Une fois les missions définies, il vous faudra évaluer la charge et l’ampleur de ces dernières. En d’autres termes, avez-vous besoin d’un secrétariat médical à temps plein, à temps partiel, à temps choisi. La charge de travail est-elle suffisante tout au long de l’année, ou connaissez-vous des périodes plus chargées ou plus allégées que d’autres.

 

Les compétences requises pour l’offre d’emploi à publier

 

Sur la base de cette fiche de poste, vous allez donc cibler les principales compétences de votre prochain recrutement. Naturellement, le poste nécessite d’être un bon communicant tant à l’oral (gestion des appels téléphoniques) qu’à l’écrit (réponse aux mails, aux lettres…). La maitrise des outils informatiques et bureautiques s’impose également comme indispensable, avec la question de l’utilisation éventuelle des logiciels de facturation ou autres logiciels kiné. Votre prochaine secrétaire devra être organisée tout en respectant la confidentialité et le secret médical. Elle (ou il) devra aussi être flexible et capable de s’adapter, notamment en termes d’horaires, selon la fiche de poste élaborée en amont.

 

 

La question des connaissances médicales peut se poser. Bien que cela ne soit pas une obligation, il est cependant préférable que votre prochaine recrue connaisse les connaissances de base, ce qui facilitera la communication et les échanges au fil du temps.

 

N’oubliez pas que votre secrétaire médicale restera la première et la dernière image, que les patients auront de votre cabinet. Aussi, son rôle consiste aussi à être empathique, à inspirer la confiance.

 

Les entretiens de recrutement, une étape clé à bien préparer

 

Vous avez réussi à lister les compétences requises, alors il est temps de rédiger votre offre d’emploi. Il vous appartient de décider si vous exigez ou non une formation spécifique. Il existe des titres certifiés RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) pour le métier de secrétaire médicale ou de secrétaire médico-sociale. Votre annonce pourra être postée sur les sites d’emploi les plus utilisés ou directement à France Compétences.

 

Pendant ces entretiens, gardez toujours la fiche de poste sous les yeux, et n’omettez aucune question au candidat ou candidate. Prenez toujours le temps de la réflexion, en vous accordant quelques jours avant de prendre une décision. Temps plein ou partiel, CDD ou CDI, … vous disposerez toujours d’une période d’essai pour conforter cette dernière.

 

Le secrétariat de votre cabinet de kiné : une nécessité, mais à quel prix ?

 

Pendant ces entretiens, tous les candidats (ou presque) vous interrogeront sur la question du salaire. Cela vous renvoie à une question essentielle dans votre prise de décision : le coût d’un tel recrutement. Au-delà du coût représenté par la masse salariale (salaires, cotisations sociales, …) s’ajoutent en effet les éventuelles dépenses de formation, mais aussi celles à engager pour organiser et aménager l’espace de travail (aménagement d’un bureau, achat du mobilier et des outils informatiques nécessaires, …).

 

Plusieurs solutions sont envisageables. Vous pouvez externaliser le secrétariat médical de votre cabinet. Ces missions seront donc réalisées à distance par des professionnels formés. C’est un choix plus économique que le recrutement d’une secrétaire médicale. En revanche, ce choix vous prive de la possibilité de soigner et renforcer votre relation patient, puisqu’aucune secrétaire n’est présente dans votre cabinet.

 

Le recrutement d’une secrétaire médicale représente des frais fixes importants, une dépense que vous pourrez intégrer dans les charges déductibles de votre cabinet. Vous pouvez estimer en quelques clics le coût de votre secrétaire médicale sur le site de France Travail.

 

L’alternance, une solution ?

 

Vous pouvez enfin décider, si la fiche de poste le permet, décider de recruter un(e) secrétaire médical(e) en alternance. Votre secrétaire médicale en formation alternera des périodes en centre de formation et des périodes dans votre cabinet de kinésithérapie. Le coût d’un tel recrutement est moindre que le recrutement traditionnel, et il permet de préparer le (ou la) candidat(e) à vos méthodes et organisation de travail. Vous pouvez, en effet, à la fin des études de l’alternant, lui proposer un contrat de travail traditionnel.